Étape 2 : Programme

Le succès d’une démarche de développement durable est parfois lié à des ajustements relativement simples. A titre d’exemple, vous pouvez adapter l’amplitude horaire des activités proposées sur votre manifestation à celle des horaires des transports en commun desservant votre site.  

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En tant qu’organisateur d’événements, vous pouvez sensibiliser les artistes et la production aux enjeux énergétiques associés aux besoins identifiés sur les fiches techniques (type d’éclairages, puissance du son, nombre de retours). Même s’il s’agit d’un sujet sensible, puisque pouvant être perçu comme influençant la démarche artistique, il semble intéressant d’engager une réflexion en ce sens. Certains artistes sont également particulièrement engagés et réceptifs à ses enjeux, ils peuvent alors devenir des ambassadeurs de la démarche. 

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L’utilisation d’un espace naturel dans le cadre d’une manifestation nécessite, très souvent, des phases de concertation avec les principaux utilisateurs du site. Aussi, afin de garantir le bon déroulement de votre évènement, pensez à impliquer et consulter les services de l’état, les gestionnaires du site (services espaces verts…), les associations de protection de la nature ou encore les autres usagers du site (ONF, chasseurs, …). Ces échanges vous permettront d’identifier les enjeux spécifiques au site, d’adapter le programme de votre évènement (volume sonore, horaires, lieu de vie, emplacement des sanitaires,…) et éventuellement d’envisager des mesures de protection, comme le paillage du sol pour éviter son tassement, ou la pose de périmètres de protection autour des zones les plus fragiles, comme les lieux de nidification ou de reproduction.

Depuis avril 2010, les organisateurs de manifestations (selon conditions) au sein de zones Natura 2000 sont soumis au décret 2010-635 relatif à l’évaluation des incidences. Ce texte invite les organisateurs à clairement démontrer que les activités générées par l’évènement n’ont pas d’effets significatifs sur les objectifs de conservation des habitats et des espèces végétales et animales ayant justifié la désignation du site Natura 2000.

Cette évaluation des incidences doit notamment inclure les éléments suivants :

• Description de la manifestation sportive
• Carte situant l’évènement par rapport aux périmètres des sites Natura 2000
• Caractéristiques des sites Natura 2000 susceptibles d’être concernés
• Liste des habitats et espèces d’intérêts communautaires présents
• Exposé argumenté des incidences que le projet est ou non susceptible de causer

*A noter que la réalisation de cette évaluation est obligatoire pour les manifestations inscrites sur les listes nationales ou préfectorales. En l’absence d’évaluation, la manifestation peut être interdite par la préfecture.

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La perception des nuisances est variable d’un individu à l’autre. Aussi, afin de garantir l’intégration de votre évènement sur le territoire, pensez à identifier les différentes nuisances potentielles. Ce travail demande d’anticiper l’ensemble des étapes clés de votre manifestation, du montage au démontage en passant par la période d’activité. Vous pouvez également impliquer les riverains dans ce travail afin de trouver le meilleur compromis et définir des actions de réduction des nuisances. 

Vous pouvez par exemple, définir un volume sonore maximum sur certaines plages horaires, adapter la programmation en évitant les activités les plus sonores en fin de soirée, ou encore veiller au respect des horaires qui est très souvent un élément important dans le sentiment de nuisance des riverains.

L’implication des riverains est très souvent un bon moyen d’anticiper les mécontentements et de réduire le nombre de plaintes liées à la manifestation. Pensez à présenter votre démarche aux habitants, à les impliquer dans l’évènement et à valider avec eux la pertinence des actions de réduction des nuisances. 

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Afin d’assurer la cohérence du programme de votre évènement (notamment sur les aspects logistiques), pensez à impliquer des personnes en situation de handicap dans l’organisation de votre manifestation, elles vous apporteront un regard unique sur les questions d’accessibilité. Vous pouvez notamment mobiliser des bénévoles via les associations spécialisées du territoire. Ce travail en amont est un gage de qualité de votre démarche d’accessibilité. 

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Le respect de la réglementation est la base du développement durable.Pensez à clairement identifier la législation applicable aux activités artistiques de votre manifestation.

Toute oeuvre de l’esprit qu’elle soit littéraire, chorégraphique, musicale ou cinématographique est protégée. L’ensemble des droits de l’auteur lui garantit la paternité et l’exploitation inaliénable de son oeuvre. Ainsi, avant toute exploitation, il est impératif de demander une autorisation auprès de l’auteur ou de ses représentants.

2 systèmes de gestion existent :

Gestion collective

Consultez les sites internet des structures ressources :

• SACEM
• SACD
• ADAMI
• SPEDIDAM

Vous pouvez également consulter toutes les informations à ce sujet sur le site du Centre d’information et de ressources des musiques actuelles : IRMA - Droits d'auteurs et IRMA - SACEM ainsi que la fiche correspondante dans le vademecum réglementaire.

Gestion individuelle

Les artistes peuvent également choisir de gérer leurs droits d’auteur de façon individuelle.

Consultez les informations sur la gestion individuelle des droits d'auteurs.

Le bénévolat représente un enjeu fort pour tout organisateur, la réussite d’un événement repose en grande partie sur l’implication et la mobilisation des bénévoles. Pour cela, il est indispensable d’informer et d’impliquer les bénévoles le plus en amont possible, ou encore d’organiser régulièrement des rencontres ou soirées afin qu’une véritable vie associative existe. Les bénévoles peuvent être également de très bons ambassadeurs de la démarche éco-responsable dans la mesure où ils sont formés et sensibilisés.

Plus de conseils pour impliquer et mobiliser les bénévoles dans le document de formation sur le cadre juridique du bénévolat réalisé par le CCO de Villeurbanne. Également sur le site de Francebénévolat.

Le bénévolat étant une des forces du monde associatif, il est indispensable de le valoriser. La réglementation comptable permet aux associations de valoriser cette force dans leurs comptes annuels. 

Quel est l’intérêt ? 

• Mettre en évidence un autofinancement important de l’activité
• Démontrer aux éventuels financeurs publics l’ancrage territorial et le dynamisme de votre association
• Souligner le poids financier du bénévolat
• Justifier fiscalement le caractère non lucratif de l’association

Comment le valoriser ?

Méthode 1

1. SMIC horaire (8,71€) pour une heure de travail non qualifiée (installation, transports…)
2. SMIC horaire pour une heure de travail nécessitant une compétence (animation, recherche documentaire…)
3. SMIC horaire pour une heure de travail d’expert

Méthode 2

Faire la moyenne des salaires versés au sein de l’association

Méthode 3

Évaluer les missions sur une base équivalente au niveau de salaire sur le marché du travail

L’organisation d’événements peut permettre la conduite d’actions de réinsertion auprès de publics en difficulté. Les principaux besoins et enjeux pour ce public sont avant tout de valoriser leurs compétences, de montrer leur capacité à s’intégrer dans une équipe et dans un cadre de travail. Au regard des difficultés de financement des ressources humaines dans l’organisation d’événement, il semble pertinent de renforcer la collaboration entre structures d’insertion et organisateurs d’événements.  Un suivi et un tutorat spécifique sont cependant nécessaires (éco-conception des missions, définition de l’encadrement, du suivi…).

Contact Mission Insertion Culture représentée par Myriam Albet (myriam.albet@mdef-lyon.fr) est disponible pour rencontrer les organisateurs souhaitant impliquer des personnes en insertion dans l’organisation de leurs évènements.

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