Communication - Les bons conseils

Retrouvez les actions 1 à 4 dans l'Étape 5 : Information

Pour des raisons de coûts, le nombre d’exemplaires des supports de communication produits est souvent bien optimisé. Toutefois, en tant qu’organisateur vous disposez d’un panel d’outils innovants permettant de faciliter et de démultiplier la diffusion d’informations dématérialisées : réseaux sociaux, Nouvelle Technologie de l’Information et de la Communication (flash-code), site Internet, mailings etc. Toutefois, sachez que ces supports ne sont pas sans impacts sur l’environnement ! Choisissez donc toujours les supports les plus adaptés à votre évènement et dimensionnez-les au plus juste. 

Par ailleurs, pensez à faciliter la lecture à l’écran pour tous les publics (tenir compte du niveau d’équipement de vos cibles, professionnelles ou grand public…) et adapter la conception de votre projet afin de ne pas restreindre l’accessibilité à des ordinateurs. 

Au moment de la réalisation de votre plan de communication, analysez finement l'ensemble des supports de communication à votre disposition et identifiez  ceux qui peuvent faire doublon. Par exemple, un flyer "appel" recto verso diffusé de façon pertinente, est souvent aussi performant qu'un programme de plusieurs pages (quand l'ensemble de la programmation est disponible sur le web).

Le saviez-vous ? La production d’une feuille A4 de papier classique équivaut à l’énergie d’une ampoule de 75 W pendant 1 h. 

Lors de l’impression de vos supports de communication, privilégiez le papier écolabellisé. Les papiers PEFC et FSC garantissent uniquement le fait que le papier provient de forêts durablement gérées. L’écolabellisation garantit une démarche environnementale transversale sur l’ensemble du cycle de production du papier. Par ailleurs, choisissez des imprimeurs « Imprim’vert » et réalisez vos impressions avec des encres écologiques (végétales, latex,…). Pensez à interroger votre imprimeur sur ses engagements en matière de développement durable, ainsi qu’à lui préciser clairement vos attentes.

Par ailleurs, il est recommandé d’éviter l’impression d’informations devenant obsolètes (date, lieu, édition,…) sur des supports réutilisables (bâches et signalétiques notamment) afin de pouvoir réutiliser vos outils d’une édition à l’autre. Enfin, la proximité géographique des lieux de production et de stockage des outils de communication est également un point important à prendre en considération dans une démarche éco‐responsable.

La conception graphique de vos documents de communication est également un excellent levier d’action pour optimiser l’impact environnemental de vos supports. Vous pouvez, par exemple, utiliser la police ecofont permettant jusqu’à 25 % de réduction des consommations d’encre. Vous pouvez également chercher à éviter les fonds de couleurs et privilégier les déclinaisons de couleurs de base (cyan, magenta, jaune, noir). 

Pour éco concevoir vos supports écrits consultez cette rubrique du site de l’ADEME.

Les partenaires financiers ou techniques sont des parties prenantes essentielles dans l’organisation de votre manifestation. De fait, il apparaît nécessaire de les informer et de les impliquer dans votre démarche de développement durable. Vous pouvez, par exemple, créer une charte de l’éco-partenaire intégrant des critères relatifs à la conception et à la diffusion des outils de communication, à la fabrication et à la gestion des stands (éclairage, déchets, restauration) ou encore aux moyens de transport des équipes. Vous pourrez valoriser les actions de vos partenaires en intégrant, par exemple, une rubrique dédiée sur le site internet de votre évènement. 

Retrouvez les actions 5 et 6 dans l'Étape 7 : Sensibilisation

Dans bien des cas, les participants présents sur votre évènement ne perçoivent pas nécessairement l’ensemble de la démarche de développement durable mise en œuvre. Les actions visibles telles que le tri des déchets ou la mise en place de gobelets consignés témoignent de l’engagement de la manifestation. Toutefois, le travail conduit en amont, la structuration des équipes (coordinateur DD, fiche action par commission), les relations avec les fournisseurs, partenaires et collectivités ou encore le choix de certains équipements techniques (éclairage, branchements électriques) ne sont pas visibles et constituent pourtant le cœur de la démarche éco-responsable. Afin de garantir une bonne compréhension de vos engagements, pensez à informer les participants de la totalité des actions mises en œuvre.

Un évènement est une occasion unique de sensibiliser un large public. La mise en place d’animations, telles que des quizz sur l’impact carbone des transports ou des jeux sur le tri sélectif, permet à la fois, d’impliquer le public dans la démarche et de valoriser les actions mises en place sur l’évènement. L’ADEME possède de nombreux outils de sensibilisation au développement durable pouvant être relayés sur votre évènement.

Retrouvez l'action 7 dans l'Étape 10 : Bilan

Comme dans toute démarche de développement durable, il est essentiel d’évaluer, à postériori, les actions entreprises. Ce bilan doit permettre de quantifier les principaux impacts et gains environnementaux (déplacements, déchets, énergie, matériaux,…) afin, notamment, de fixer des objectifs de réduction quantifiables pour les prochaines éditions. En complément, il semble pertinent de conduire une évaluation qualitative en identifiant l’efficacité des actions mises en œuvre, les contraintes ou encore les difficultés rencontrées. Ce bilan, à la fois qualitatif et quantitatif, peut également être formalisé dans un document de synthèse et mis à disposition des partenaires, fournisseurs et participants afin de renforcer le positionnement de votre manifestation.