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Étape 5 : Information

 

Mobilité

Les participants sont-ils informés des offres de transports alternatifs permettant d'accéder à votre événement ?

Afin de favoriser l’utilisation des transports doux, pensez à clairement informer les participants des offres de mobilité douce permettant d’accéder à votre événement. La mise en valeur des possibilités de déplacement doit aller au-delà d’une simple information insérée dans la page « infos pratiques » du site Internet. Anticipez au maximum la diffusion de ces informations afin de permettre à vos participants d’organiser leurs déplacements et d’adapter leurs séjours.

Les participants sont-ils informés des temps de parcours et des coûts des transports alternatifs ?

En complément de l’action précédente, pensez à clairement préciser les informations pratiques concernant chaque type de transport : coût et tarifs réduits existants, durée, impact carbone, etc. En effet, plus le niveau d’information proposé aux participants sera précis plus ces derniers seront à même de faire le meilleur choix. À titre d’exemple, vous pouvez également proposer des comparatifs d’impact entre deux trajets grâce au comparateur éco-déplacements de l'ADEME (ex. Un trajet de 100 km en train émet 4 fois moins de CO2 qu’en voiture, faîtes le bon choix !).

Les participants sont-ils informés des accès piétons et cyclistes ?

Certains événements sont très facilement accessibles à vélo ou à pied par l’intermédiaire de pistes cyclables ou piétonnes. Aussi, en plus des informations relatives aux transports publics, vous pouvez mettre à disposition des participants une carte reprenant les principaux accès. Pensez également à indiquer les stations vélo’v à proximité de votre manifestation. 

Carte des pistes cyclables de l'agglomération Lyonnaise.
téléchargez la carte des pistes cyclables

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Accessibilité

Les participants sont-ils informés des caractéristiques du site en matière d'accessibilité ?

Afin de favoriser l’accès des personnes en situation de handicap à votre manifestation, pensez à indiquer les caractéristiques du site en matière d’accessibilité (ascenseur, rampe, parking dédié, toilettes) lors de la promotion de votre évènement. Ces informations sont précieuses pour les personnes en situation de handicap puisqu’elles leur permettent de préparer leur venue à l’évènement en anticipant les potentielles difficultés d’accès.

Les participants sont-ils informés des dispositifs d'accueil prévus pour les personnes en situation de handicap ?

En complément, il semble également pertinent de communiquer sur les modalités d’accueil des publics en situation de handicap (service d’accueil, encadrement spécifique -notamment pour les évènements sportifs-, espace dédié à proximité des animations,…). À titre d’exemple, vous pouvez prévoir la mise à disposition d’accompagnateurs compétents et possédant une excellente maîtrise des caractéristiques et contraintes du site en matière d’accessibilité. L’accueil et l’accompagnement des personnes en situation de handicap (pour tous les handicaps : physique, sensoriel, mental) favorisent considérablement l’accessibilité. 

Pensez également à rendre vos documents de communication accessibles aux personnes en situation de handicap avec par exemple des documents en braille et des sites internet adaptés. 

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Communication

Avez-vous cherché à dématérialiser (internet, radio, minimum d’impressions…) vos outils de communication ?

Pour des raisons de coûts, le nombre d’exemplaires des supports de communication produits est souvent bien optimisé. Toutefois, en tant qu’organisateur vous disposez d’un panel d’outils innovants permettant de faciliter et de démultiplier la diffusion d’informations dématérialisées : réseaux sociaux, Nouvelle Technologie de l’Information et de la Communication (flash-code), site Internet, mailings etc. Toutefois, sachez que ces supports ne sont pas sans impacts sur l’environnement ! Choisissez donc toujours les supports les plus adaptés à votre évènement et dimensionnez-les au plus juste. 

Par ailleurs, pensez à faciliter la lecture à l’écran pour tous les publics (tenir compte du niveau d’équipement de vos cibles, professionnelles ou grand public…) et adapter la conception de votre projet afin de ne pas restreindre l’accessibilité à des ordinateurs. 

Les outils de communication imprimés sont-ils éco-conçus ?

Au moment de la réalisation de votre plan de communication, analysez finement l'ensemble des supports de communication à votre disposition et identifiez  ceux qui peuvent faire doublon. Par exemple, un flyer "appel" recto verso diffusé de façon pertinente, est souvent aussi performant qu'un programme de plusieurs pages (quand l'ensemble de la programmation est disponible sur le web).

Le saviez-vous ? La production d’une feuille A4 de papier classique équivaut à l’énergie d’une ampoule de 75 W pendant 1 h. 

Lors de l’impression de vos supports de communication, privilégiez le papier écolabellisé. Les papiers PEFC etFSC garantissent uniquement le fait que le papier provient de forêts durablement gérées. L’écolabellisation garantit une démarche environnementale transversale sur l’ensemble du cycle de production du papier. Par ailleurs, choisissez des imprimeurs « Imprim’vert » et réalisez vos impressions avec des encres écologiques (végétales, latex,…). Pensez à interroger votre imprimeur sur ses engagements en matière de développement durable, ainsi qu’à lui préciser clairement vos attentes.

Par ailleurs, il est recommandé d’éviter l’impression d’informations devenant obsolètes (date, lieu, édition,…) sur des supports réutilisables (bâches et signalétiques notamment) afin de pouvoir réutiliser vos outils d’une édition à l’autre. Enfin, la proximité géographique des lieux de production et de stockage des outils de communication est également un point important à prendre en considération dans une démarche éco‐responsable.

La charte graphique de votre évènement intègre-t-elle les principes de l’éco-communication ?

La conception graphique de vos documents de communication est également un excellent levier d’action pour optimiser l’impact environnemental de vos supports. Vous pouvez, par exemple, utiliser la police ecofont permettant jusqu’à 25 % de réduction des consommations d’encre. Vous pouvez également chercher à éviter les fonds de couleurs et privilégier les déclinaisons de couleurs de base (cyan, magenta, jaune, noir). 

Pour éco-concevoir vos supports écrits, consultez le site de l’ADEME.

Vos partenaires sont-ils informés de votre démarche de développement durable ?

Les partenaires financiers ou techniques sont des parties prenantes essentielles dans l’organisation de votre manifestation. De fait, il apparaît nécessaire de les informer et de les impliquer dans votre démarche de développement durable. Vous pouvez, par exemple, créer une charte de l’éco-partenaire intégrant des critères relatifs à la conception et à la diffusion des outils de communication, à la fabrication et à la gestion des stands (éclairage, déchets, restauration) ou encore aux moyens de transport des équipes. Vous pourrez valoriser les actions de vos partenaires en intégrant, par exemple, une rubrique dédiée sur le site internet de votre évènement. 

Exemples de critères d'éco-conception de stand à mettre dans les DCE
téléchargez les exemples de critères dce

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